Компания привлекает подрядчиков для осуществления ремонта многоквартирных жилых домов. Подрядчики предоставляют компании акты выполненных работ по форме КС-2 и справку о стоимости выполненных работ и затрат по форме КС-3. Подрядчик производил ремонт кровли над определенной квартирой и в документах неверно указали номер квартиры, над которой фактически производился ремонт кровли. Итоговые суммы, отраженные в документах, не меняются. Изменения вносятся только в поле "Объект". Например, работы были выполнены по определенному адресу, а в документе был ошибочно указан другой номер квартиры. Допускается ли внесение корректировок в данные документы путем исправления и написания черной ручкой? Обязательно ли переподписание указанных документов, или можно аккуратно исправить номер квартиры?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не предусмотрена замена ранее принятого к учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения в нем ошибок.
Ошибка в актах выполненных работ и справке о стоимости выполненных работ может быть исправлена путем зачёркивания неправильного номера квартиры и указания верного номера. При этом исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших названные документы, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обоснование вывода:
Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
В соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
При этом согласно ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Из п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, также следует, что в первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских документов, внесение исправлений в которые не допускается) исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений (смотрите также письмо Минфина России от 25.01.2012 N 07-02-06/9).
Представители финансового ведомства в письме Минфина России от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъясняют, что законодательством не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения в нем ошибок.
По мнению Минфина России, организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом N 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота.
Порядок исправления ошибок в первичном документе представлен в разделе 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105), которое применяется и в настоящее время (ч. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ).
Согласно п. 4.2 Положения N 105 ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачёркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.
Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления (п. 4.3 Положения N 105).

К сведению:
По мнению Минфина России, выраженному в письме от 04.02.2015 N 03-03-10/4547, ошибки в первичных учетных документах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Полагаем, что и для целей бухгалтерского учета могут использоваться аналогичные критерии существенности ошибок. Смотрите также письмо Минфина России от 27.05.2014 N 03-03-10/25243.
При этом обращаем Ваше внимание, что если рассматриваемая ошибка, произведенная в актах выполненных работ и справке о стоимости выполненных работ, не будет исправлена, то это может привести к разногласиям не с налоговыми органами, а, например, с подрядчиком в части выполнения гарантийных обязательств либо с жильцами дома (в части подтверждения расходов на ремонт). Внесение исправлений в рассматриваемые документы в установленном порядке может в дальнейшем служить неоспоримым аргументом в решении разногласий между сторонами договора подряда.

Рекомендуем ознакомиться с материалом:
- Энциклопедия решений. Исправление первичных документов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

17 октября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.